Unternehmen, die den Datenschutz ernst nehmen, können von einer erhöhten Kundenbindung und einem klaren Wettbewerbsvorteil profitieren.

Datenschutz als Wettbewerbsvorteil
Transparenz im Umgang mit Daten fördert das Vertrauen der Verbraucher, was in Zeiten wachsender Cyberkriminalität immer wichtiger wird. Kundinnen und Kunden neigen dazu, Anbieter zu bevorzugen, die ihre Daten respektieren und schützen, was sich positiv auf die Geschäftsentwicklung auswirken kann.
Datenschutz im Unternehmen praktisch umsetzen
Um den Datenschutz im Unternehmen wirksam umzusetzen, müssen Verantwortliche eine Reihe von Vorgaben der DSGVO und des BDSG berücksichtigen. Oft stellen sie sich die Frage: Wie kann ich die Umsetzung des Datenschutzes überprüfen, Schwachstellen identifizieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen? Ein Datenschutzaudit kann in diesem Kontext ein wertvolles Instrument sein.
Vorgaben im Datenschutz
Um den Datenschutz im Unternehmen korrekt und effizient zu gestalten, müssen verschiedene Vorgaben eingehalten werden. Dazu zählen unter anderem:
- Einhaltung der Betroffenenrechte
- Erfüllung der Informationspflichten für Betroffene
- Einführung und Umsetzung ausreichender technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)
- Dokumentation aller Verarbeitungsvorgänge in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
- Prüfung der Notwendigkeit von Auftragsverarbeitungsverträgen (AV-Verträgen)
Was beinhaltet ein Datenschutzaudit?
Ein Datenschutzaudit ist eine systematische Überprüfung der Datenschutzkonformität von Datenverarbeitungsprozessen in einem Unternehmen. Es dient dazu, festzustellen, ob diese Prozesse den Anforderungen der DSGVO entsprechen, und umfasst die Prüfung von Verträgen, Betriebsvereinbarungen und internen Richtlinien hinsichtlich ihrer Datenschutzkonformität.
Das Audit bewertet auch die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich des Schutzniveaus der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO. Darüber hinaus werden Kontrollmechanismen der DSGVO, wie das Datenschutzmanagementsystem (DSMS) und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), auf ihre Wirksamkeit hin überprüft.
Ziel eines Datenschutzaudits ist es, eine Grundlage für die Entwicklung langfristiger Datenschutzstrategien zu schaffen. Ein effektives Audit kann sowohl dazu beitragen, ein neues Datenschutzmanagement aufzubauen als auch bestehende Prozesse zu optimieren. Unternehmen profitieren nicht nur von den Ergebnissen, sondern auch von den internen Lernprozessen, die daraus resultieren.
Checkliste – Wann ist ein Datenschutzaudit sinnvoll?
In den folgenden Situationen ist ein Datenschutzaudit besonders ratsam:
- Zweifel an der Notwendigkeit der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
- Unsicherheiten hinsichtlich der Effektivität des Datenschutzmanagementsystems, durchgeführter Datenschutz-Folgenabschätzungen oder der Bearbeitung von Betroffenenanfragen
- Fehlende spezifische Datenschutzmaßnahmen in Bereichen wie IT, Marketing, Vertrieb oder HR
- Vorhandensein umfangreicher Auftragsverarbeitungsverträge
- Risiken für die IT-Sicherheit, drohende oder mögliche Hackerangriffe
- Bedenken hinsichtlich der Sicherheitsvorkehrungen für Server und Büros
Wer führt ein Datenschutzaudit durch?
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) eines Unternehmens stellt die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz sicher und überwacht die korrekte Anwendung der Datenverarbeitungsprozesse. Er oder sie kann die Initiative für ein „internes Audit“ ergreifen.
Alternativ kann auch ein „externes Audit“ durchgeführt werden. Dieser Ansatz bietet den Vorteil, dass externe Fachleute mit einem objektiven Blick die Überprüfung vornehmen können. Die Zusammenarbeit mit einem externen Beratungsunternehmen kann zudem wertvolle Unterstützung bei der Durchführung eines internen Audits bieten.
Wie verläuft ein Datenschutzaudit?
Ein effektives Datenschutzaudit erfolgt in vier Schritten:
✅ Ist-Analyse
In der Ist-Analyse werden die Risiken und Schwachstellen relevanter Prozesse im Unternehmen ermittelt. Dies geschieht durch rechtliche und praktische Prüfungen, etwa zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Fragebögen oder Interviews mit Mitarbeitenden können dazu beitragen, den Ist-Zustand zu erfassen.
✅ Analyse und Bewertung
In diesem Schritt erfolgt eine Bewertung der identifizierten Datenverarbeitungsprozesse, um festzustellen, ob für betroffene Personen Risiken bestehen. Eine Einzelfallprüfung ist besonders wichtig, insbesondere bei sensiblen Daten oder Hinweisen auf potenzielle Hackerangriffe.
✅ Maßnahmenkatalog und Implementierung
Auf Grundlage der Ist-Analyse werden spezifische Maßnahmen definiert, um den Soll-Zustand hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erreichen. Der Maßnahmenkatalog enthält konkrete Empfehlungen und Priorisierungen.
✅ Dokumentation und Prüfschleifen
Das Ergebnis des Datenschutzaudits wird umfassend dokumentiert. Diese Dokumentation dient nicht nur der Nachweisführung, sondern trägt auch zur Erhöhung des Vertrauens in die Sicherheit der Datenverarbeitung bei.
Für welche Unternehmen sind Audits notwendig?
Die DSGVO gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, weshalb ein Datenschutzaudit für alle Unternehmen – einschließlich kleinerer und mittlerer – empfehlenswert ist. Ein Audit wird besonders wichtig, wenn es Zweifel an der Notwendigkeit eines Datenschutzbeauftragten gibt oder Anhaltspunkte für Hackerangriffe vorliegen.
Welchen Umfang hat ein Datenschutzaudit?
Ein Datenschutzaudit sollte sowohl die Überprüfung der datenschutzrechtlichen Vorgaben als auch Aspekte des Datenschutzmanagementsystems umfassen, wie das ordnungsgemäße Führen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen. Auch die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit personenbezogenen Daten spielt eine zentrale Rolle.
Auf Expertise setzen
Ein Datenschutzaudit ermöglicht eine regelmäßige und kompetente Überprüfung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Diese Überprüfungen helfen nicht nur, rechtliche Risiken zu minimieren, sondern fördern auch das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden.
Die Durchführung eines effektiven Datenschutzaudits kann in vielen Fällen durch externe Unterstützung optimiert werden.
Titelbild: © WrightStudio | Adobe Stock
Senior Consultant
Datenschutzbeauftragter
Informationssicherheitsbeauftragter
“Aus Regeln können pragmatische und zukunftsfähige Lösungen entstehen – klar, effizient und wirkungsvoll.„