Immer wieder erreicht uns die Frage, wie denn nun mit dem E-Mail Account eines Mitarbeiters umzugehen ist, der aus dem Unternehmen ausgeschieden ist. Dies betrifft nicht nur den Account selber, sondern insbesondere auch die darin enthaltenen elektronischen Nachrichten. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ergeben sich hier unterschiedliche Fragestellungen.

IST DIE E-MAIL NUTZUNG GEREGELT?

Die grundsätzlich wichtigste Frage vorab: Ist die Nutzung des E-Mail Accounts im Unternehmen geregelt? Weiterhin stellen sich die Fragen: Ist nur eine rein dienstliche Nutzung zugelassen? Oder wird auch eine Privatnutzung in Grenzen oder gar unbeschränkt erlaubt? Vielleicht wird die private Nutzung ja auch nur stillschweigend geduldet?

WENN DIE PRIVATE NUTZUNG GESTATTET IST

Im Falle einer geduldeten privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail Accounts sollten Sie sich von ihren Mitarbeitern dringend eine Einverständniserklärung einholen, die es Ihnen erlaubt die E-Mails im Falle von Krankheit oder langer Abwesenheit an einen Vertreter weiterzuleiten und den Account nach Ausscheiden des Mitarbeiters zu löschen. Die Schwierigkeiten aus Datenschutz Sicht haben wir schon vor einigen Wochen HIER erörtert.

WENN DIE PRIVATE NUTZUNG NICHT GESTATTET IST

Das ist der aus unserer Sicht optimalste Fall, der Sie bereits im Vorfeld in allen Belangen absichert. Sofern die Nutzung der dienstlichen E-Mail ausschließlich für betriebliche Zwecke bestimmt ist, haben Sie als Unternehmer bei Ausscheiden des Mitarbeiters das Recht die E-Mails einzusehen, weiterzuleiten oder zu löschen. Aber Vorsicht: Es bestehen dennoch Beschränkungen aus dem BDSG und dem Grundsatz der informationellen Selbstbestimmung. Hierunter fällt insbesondere das Verbot der ständigen Überwachung und Kontrolle der Kommunikation des Mitarbeiters, auch über automatisierte Prozesse. Dies wäre z. B. bei einer automatischen dauerhaften Weiterleitung aller E-Mails, die an einen bestimmten Mitarbeiter Account gesendet werden, der Fall.