Heutzutage werden Bewerbungen per Post oder E-Mail an Unternehmen gesandt. Die darin notgedrungener Maßen enthaltenen personenbezogenen Daten sind durch das Bundesdatenschutzgesetz geschützt. Die möglichen Arbeitgeber speichern die E-Mails oder bewahren schriftliche Bewerbungen in einem Aktenschrank auf. Meist sind keinerlei Regelungen über eine mögliche Vernichtungs- bzw. Löschungsfrist getroffen worden, sodass Bewerbungen oft länger aufbewahrt werden als erlaubt.

UNBEGRENZTE AUFBEWAHRUNG IST NICHT ZULÄSSIG

Laut § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie für eigene Zwecke a werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Die Erhebung und Speicherung der Bewerberdaten um den passenden Arbeitnehmer für eine spezielle Position zu finden erfüllt dabei den Zweck. Wenn der Kandidat dabei als ungeeignet abgelehnt wird, fällt dieser Zweck weg. 

AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

Eventuell stehen einer Löschung bestehende Aufbewahrungsfristen entgegen. Um zum Beispiel mögliche Diskriminierungsvorwürfe entkräften zu können ist zu beachten: In einem Gerichtsverfahren zum Diskriminierungsverbot ist laut § 21 Abs. 5 AGG eine Frist von 2 Monaten für die entsprechende Klageerhebung einzuhalten. Möglicherweise kann dann das Gericht noch eine Fristverlängerung gewähren. So kann man also getrost von einer gerechtfertigten Aufbewahrungsfrist von ca. 3 Monaten ausgehen. Wenn die Frist aber abgelaufen ist, sind sämtliche Bewerberdaten zu löschen. Dies beinhaltet nicht nur Zeugnisse und Lebenslauf, sondern auch Anschreiben usw.

FÜR LÄNGERE FRISTEN BEDARF ES EINER EINWILLIGUNG

Wenn Sie die Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren bzw. speichern möchten, so holen Sie sich dafür die Einwilligung des Bewerbers ein. Hierfür ist es am Einfachsten dem Bewerber mitzuteilen, dass er doch seinen Wunsch auf weitere Speicherung für etwa einen späteren Kontakt schriftlich mitteilen möge. Alternativ können Sie die Einverständniserklärung auch über ein Formular einholen. Datenschutzrelevantes zur elektronischen Personalakte erfahren Sie morgen in Teil 3 dieser Artikelreihe.