Eine der offensichtlichsten Fragen in Sachen Datenschutz in der Personalabteilung ist sicherlich: Welche Daten dürfen eigentlich bei Bewerbungen erhoben werden? Das Bundesarbeitsgericht hat hier über Jahrzehnte durch Rechtsprechung festgelegt, welche Fragen im Bewerbungsprozess gestellt werden dürfen und welche nicht.

STAMMDATEN GELTEN ALS UNPROBLEMATISCH

Da der Bewerbungsprozess als sogenanntes vorvertragliches Vertrauensverhältnis angesehen wird, ist eine Speicherung von Daten, die mit zulässigen Fragen erhoben wurden, datenschutzrechtlich immer unproblematisch. Diese Stammdaten beinhalten Namen, Anschrift, Telefonummer und E-Mail Adresse. Dazu kommen im Einzelfall noch kriterienrelevante Fragen zum Anforderungsprofil.

VORSICHT BEI AUTOMATISIERTEN AUSWAHLVERFAHREN

Laut § 6A Abs. 1, BDSG dürfen Entscheidungen, die für den Betroffenen eine rechtliche Folge nach sich ziehen oder ihn erheblich beeinträchtigen, nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gestützt werden, die der Bewertung einzelner Persönlichkeitsmerkmale dienen. In der Praxis bedeutet dies, dass zwar eine automatisierte Vorselektion stattfinden darf, die abschließende Einstellentscheidung aber durch eine natürlich Person stattfinden muss.

SCHUTZWÜRDIGE DATEN NUR IN AUSNAHMEFÄLLEN

Erhebung von sogenannten schutzwürdigen Daten ist datenschutzrechtlich nur stark eingeschränkt möglich. Hierunter fallen personenbezogene Daten über z. B. rassische bzw. ethnische Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexuelle Orientierung, Gesundheit, Vermögensverhältnisse, Vorstrafen und Laufende Ermittlungsverfahren. Diese Daten darf der Arbeitgeber auch datenschutzrechtlich nur unter den Voraussetzungen des in § 8 Abs. 1 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) erheben. So mag beispielsweise die Abfrage eines Sehtests zwar für Piloten relevant sein, aber für einen Job als Buchhalter auf keinen Fall. Die Religionszugehörigkeit darf vor der Einstellung nur erfragt werden, wenn der Arbeitgeber eine Religionsgemeinschaft ist. Bestimmte Informationen dürfen erst NACH der Einstellung erfragt werden. Dazu zählen z. B. Lohn- und Gehaltspfändungen.

WAS IST BEI ONLINE-BEWERBUNGEN ZU BEACHTEN?

Heute haben nahezu alle Unternehmen ihren Bewerbungsprozess auf Online-Bewerbungen umgestellt. Die Verarbeitung ist aufgrund der gesetzlichen Vorschrift des in § 35 BDSG eigentlich auch ohne ausdrückliche Einwilligung zulässig. Dennoch empfiehlt es sich, zusätzlich eine entsprechende Einwilligungserklärung einzuholen. Dies schafft Vertrauen beim Bewerber und man kann gleich eindeutig regeln, für welchen Zeitraum die Bewerberdaten im Unternehmen gespeichert werden dürfen.
Wie es generell um die Aufbewahrungsfristen von Bewerberdaten bestellt ist, erfahren Sie morgen in Teil 2 dieser Artikelreihe.