Der Bewerbungsprozess stellt Unternehmen, insbesondere größere Organisationen, vor erhebliche Herausforderungen: Mit der Anzahl der Bewerbungen wächst auch die Komplexität der Datenverwaltung. Digitale Bewerbermanagement-Lösungen sind heute ein fester Bestandteil moderner Personalarbeit. Sie ermöglichen eine strukturierte, effiziente und transparente Abwicklung von Bewerbungsprozessen. Gleichzeitig gilt es, datenschutzrechtliche Anforderungen konsequent zu beachten.

Ein zentrales Bewerbermanagement sorgt für Transparenz und Übersichtlichkeit. Verantwortliche können den gesamten Prozess – von der Bewerbung bis zum Vertrag – zentral steuern. Dies erleichtert die Einhaltung der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO: Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, dass sie die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten. Besonders in Konzernstrukturen mit verteilten Zuständigkeiten ist ein klar strukturierter Prozess unverzichtbar.

Bewerbende profitieren ebenfalls: Sie können Profile anlegen, Unterlagen hochladen und erhalten schnellere Rückmeldungen. Die Kommunikation wird durch integrierte Funktionen wie Chats oder Terminvereinbarungen erleichtert.

Ein zentrales Bewerbermanagementsystem bietet auch zahlreiche Vorteile für das Datenschutzmanagement:

• Löschpflichten: Die Verwaltung und Löschung von Bewerberdaten wird durch zentrale Steuerung und automatische Erinnerungen erleichtert.
• Dokumentation von Einwilligungen: Einwilligungen können revisionssicher dokumentiert werden, insbesondere für längere Speicherungen im Bewerberpool.
• Betroffenenrechte: Bewerbende können ihre Rechte (z. B. Auskunft, Löschung, Berichtigung) oft direkt und unkompliziert wahrnehmen.

Es lauern aber auch Risiken und Herausforderungen im Bewerbermanagement. Diese sind:

• Berechtigungskonzepte: Zugriffsrechte sollten nach dem „Need to know“-Prinzip vergeben werden. Nur Mitarbeitende, die zwingend am Bewerbungsprozess beteiligt sind, dürfen Zugriff auf Bewerberdaten erhalten. So wird dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO entsprochen.
• Löschpflichten: Daten müssen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. Automatisierte Löschroutinen können unterstützen, sollten aber regelmäßig überprüft werden.
• Social Media: Die Verknüpfung von Bewerberprofilen mit Social-Media-Accounts sollte mit Vorsicht erfolgen. Es dürfen nur die notwendigen Informationen übernommen werden; eine Anreicherung mit privaten Daten ist zu vermeiden.
• Analyse und Tracking: Der Einsatz von Analysetools, insbesondere von Drittanbietern, ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Bewerbenden zulässig. Unternehmen müssen die Risiken und datenschutzrechtlichen Anforderungen sorgfältig abwägen.
• Einbeziehung Dritter: Empfehlungsfunktionen („Tell a Friend“) oder die Ansprache potenzieller Bewerber durch Mitarbeitende bergen rechtliche Risiken, etwa im Wettbewerbsrecht. Die Erstansprache Dritter sollte daher vermieden werden.
• Informationspflichten: Datenschutzerklärungen müssen individuell angepasst und regelmäßig überprüft werden. Vorlagen der Anbieter sind häufig unvollständig und sollten nicht ungeprüft übernommen werden.

Bei der Nutzung von Bewerbermanagement-Lösungen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ist ein entsprechender Vertrag zwingend erforderlich. Wird das System konzernweit eingesetzt, ist zu klären, welche Gesellschaft die Verträge abschließt und ob eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO vorliegt. Rahmenvereinbarungen können das Vertragsmanagement vereinfachen, erfordern aber eine genaue Prüfung der jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten.

Moderne Bewerbermanagement-Lösungen integrieren zunehmend Künstliche Intelligenz (KI), etwa zur automatisierten Vorauswahl oder zum Scoring von Bewerbungen. Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten:

Transparenz und Fairness: Bewerbende müssen über den Einsatz von KI informiert werden. Die Algorithmen müssen diskriminierungsfrei und nachvollziehbar sein.

Menschliche Überprüfung: Nach Art. 22 DSGVO dürfen Bewerber nicht ausschließlich automatisierten Entscheidungen unterworfen werden. Eine menschliche Überprüfung ist zwingend erforderlich.

Schutzmaßnahmen: Algorithmen müssen regelmäßig auf Fairness und Bias überprüft werden. Personenbezogene Daten sollten nicht zum Training der KI verwendet werden.

Die aktuelle Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden (Mai 2024) betont, dass eine vollautomatisierte Auswahl und Einladung zu Vorstellungsgesprächen durch KI gegen Art. 22 DSGVO verstößt.

Emotionsanalysen, etwa durch Auswertung von Video-Interviews, sind datenschutzrechtlich in der Regel unzulässig. Sie sind meist nicht erforderlich und die Einwilligung der Bewerbenden ist in diesen Fällen problematisch. Dies wurde durch aktuelle Stellungnahmen der Datenschutzaufsichtsbehörden untermauert.

Klare interne Richtlinien: Prozesse und Zugriffsrechte müssen dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.

Schulungen: Mitarbeitende sollten regelmäßig zu Datenschutzthemen sensibilisiert werden.

Frühe Einbindung des Datenschutzbeauftragten: Besonders bei Einführung neuer Technologien oder KI-Anwendungen im Recruiting.

Individuelle Anpassung: Datenschutzerklärungen, Einwilligungen und Prozesse müssen auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sein.

Ein strukturiertes Bewerbermanagement bietet zahlreiche Vorteile für Effizienz und Datenschutz. Die Einhaltung der DSGVO und weiterer rechtlicher Vorgaben ist jedoch kein Selbstläufer. Unternehmen müssen technische, organisatorische und rechtliche Maßnahmen konsequent umsetzen – und die Chancen neuer Technologien mit Augenmaß nutzen. Ein verantwortungsvoller Umgang mit Bewerberdaten stärkt das Vertrauen und schützt vor rechtlichen Risiken.