E-Mail-Archivierung betrifft heute nahezu jedes Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2015 haben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) die bis dahin gültigen GoBS und GDPdU abgelöst. Zum 31. Dezember diesen Jahres endet nun aber endgültig die Übergangsfrist.
DIE ANFORDERUNGEN DER GOBD
Die GoBD verlangen von Unternehmen einen professionellen Umgang bei der elektronisch gestütztem Erzeugung, Empfang, Übermittlung und Verarbeitung von buchungsrelevanten Daten, wie Angeboten, Rechnungen etc.
Geschäftsvorfälle müssen belegbar sein, weshalb ein bloßes „Liegenlassen“ der E-Mails im Eingangsordner den gesetzlichen Anforderungen nicht genügt. Stattdessen dürfen E-Mail weder gelöscht noch verändert werden. Haben stets abrufbar und auffindbar zu sein.
DIE 10 MERKSÄTZE DER BITKOM
Die Bitkom hat die wichtigsten Anforderungen an die E-Mail Archivierung in einem gut aufbereiteten Positionspapier abgehandelt. Folgende 10 Merksätze sind demnach zu beachten:
- E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
- E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
- Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
- E-Mail lediglich als Transportmittel
- E-Mails sind zu indexieren
- E-Mails sind unverändert zu archivieren
- Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
- Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
- E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
- Rechnungen als E-Mails sind zulässig
WIE KANN MAN DIES ERFÜLLEN?
Um dies umzusetzen gibt es Software-Lösungen. Diese sind bereits seit Jahren ausgereift und meist auch unabhängig zertifiziert. Viele dieser Lösungen haben heute schon einfach zu bedienenden Oberflächen, leistungsfähige Datenbanken und ermöglichen die einfache Integration mit diversen E-Mail-Servern. So kann jede eingehende und ausgehende E-Mail vor der Zustellung an den Empfänger in unveränderlicher Weise archiviert werden. Auffindbar sind die E-Mails dann wieder über eine leistungsfähige webbasierte Suche oder eine Outlook-Integration.