Viele Unternehmen ab einer gewissen Größe halten einen eigenen Fuhrpark für ihre Mitarbeiter bereit. Oft sind die Wagen einzelnen Mitarbeitern als Firmenwagen zugeordnet, oft stehen sie aber auch in einem Pool demjenigen zur Verfügung der gerade ein Fahrzeug benötigt. Die folgenden 5 Tipps sollen Ihnen helfen, Datenschutz in Ihrem Fuhrpark besser umzusetzen.
VERTRÄGE UND RICHTLINIEN
Im Rahmen der Dienstwagenüberlassung sollte darauf geachtet werden, dass sowohl Überlassungsverträge als auch Car-Policies erstellt und verwaltet werden. Dienstwagenregelungen können entweder innerhalb der Arbeitsverträge oder als separate Dienstwagenüberlassungsverträge realisiert werden. Diese werden vom Fuhrparkmanagement für Unbefugte unzugänglich aufbewahrt (Abgeschlossene Schränke, passwortgeschützte elektronische Zugänge).
NACHWEISBARKEIT FAHRZEUGNUTZUNG
Man muss geeignete organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die konkrete Fahrzeugnutzung nachvollziehen zu können. Es ist unabdingbar, dass ein Fahrer bei gutem Willen und sachgerechter Organisation und Dokumentation der innerbetrieblichen Abläufe identifiziert werden kann. (Wer hat welches Fahrzeug zu welchem Zeitpunkt genutzt?)
FÜHRERSCHEINKONTROLLEN
Einsicht in die Führerscheine ist erlaubt. Auch Fotokopien der Führerscheine, zur Durchführung der Führerscheinkontrolle zu erstellen, ist durchaus rechtens. Der Personalausweis darf nicht kopiert oder eingescannt werden. Relevante Ausweisdaten dürfen abgeschrieben und notiert werden. Achtung: Die Berechtigungsnummer der neuen Ausweise zählt niemals dazu! Es dürfen nur solche Mitarbeiter des Fuhrparkmanagements auf die Führerscheindaten zugreifen, die diese zur Ausübung ihrer betriebsinternen Aufgaben benötigen.
EINWILLIGUNGSERKLÄRUNG
Der Dienstwagenberechtigte sollte ferner vor Übergabe des Fahrzeugs schriftlich darauf hingewiesen werden, welche Daten bei der Fahrzeugnutzung automatisiert anfallen. Dazu zählen Telematik, Navigationsgerät, Tankkartenbenutzung, etc. Diese lassen theoretisch Rückschlüsse auf Bewegung, Fahrweise (Verbrauch) usw. zu. Der Nutzer sollte hierzu freiwillig einwilligen und per Unterschrift bestätigen. Dies kann auch über eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt sein. Die Einwilligungen sind ebenfalls zusammen mit den Dienstwagenunterlagen unter Verschluss zu halten.
BETRIEBSVEREINBARUNGEN
Die Einführungen von technischen Einrichtungen im Dienstwagen, die Aufschluss über Verhalten und /oder Leistung des Fahrers geben können (Autotelefon, Navigationssysteme, freiwillige Fahrtenschreiber, Unfalldatenschreiber, etc.) unterliegen der Mitbestimmungspflicht. Diese müssen mit dem Betriebsrat in Betriebsvereinbarungen geregelt werden. Im öffentlichen Recht kommen hier alternativ Dienstvereinbarungen in Betracht.