Laut Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet sich der Verantwortliche dazu, die betroffenen Personen (Kunden/Patienten etc.) aufzuklären, welche Daten und Informationen über diese im Zuge der sie betreffenden Verarbeitung erhoben und verarbeitet werden. Nur wenn der Betroffene über diese Pflichten informiert wurde, kann dieser von seinem Auskunftsrecht aus Art. 15 DSGVO gebrauch machen. Ergo würde man bei einer nicht Information nicht nur gegen Art. 13/14 verstoßen, sondern auch gegen Art. 15, da die betroffene Person nicht weiß, dass Daten verarbeitet wurden und dieser somit sein Auskunftsrecht nicht wahrnehmen könnte.
WIE KANN MAN DEN INFORMATIONSPFLICHTEN NACHKOMMEN?
Es existieren zwei unterschiedliche Variationen, wie Sie als Verantwortlicher die Daten von betroffenen Personen erhalten können. Zum einen durch Direkterhebung, d.h. bei den Betroffenen selbst (Art. 13) oder durch Dritterhebung durch einen Dritten (Art.14).
In beiden Fällen ist der Verarbeiter Verpflichtet dem Betroffenen sämtliche in Art.13 Abs.1 bzw. Art.14 Abs. 1 DS-GVO aufgelisteten Informationen bereit zustellen. Davon sind unter anderem Ihr Name und Ihre Kontaktdaten als Verantwortlicher, gegebenenfalls die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und die Zwecke und Rechtsgrundlage(n) für die Verarbeitung umfasst. Darüber hinaus müssen Sie die in Art. 13 Abs. 2 DS-GVO bzw. 14 Abs. 2 DS-GVO genannten Informationen zur Verfügung stellen, damit eine faire und transparente Verarbeitung der Daten gewährleistet wird. Dabei handelt es sich unter anderem um die Speicherdauer der personenbezogenen Daten und den Hinweis an die betroffene Person, dass sie ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Einschränkungs,- Widerspruchs,- und Datenübertragbarkeitsrecht gegenüber dem Verantwortlichen, also Ihnen, hat.
Bei der Direkterhebung müssen die betroffenen Personen die gesetzlichen Informationen direkt zum Zeitpunkt der Erhebung erhalten. Bei der Dritterhebung (Art. 14 DS-GVO) werden die Daten der betroffenen Person ohne deren Kenntnis bei einem Dritten erhoben. Es ist daher nicht möglich, die betroffene Person in diesem Moment zu informieren. Daher sind Sie als Verantwortlicher verpflichtet, der betroffenen Person spätestens innerhalb eines Monats nach Erhebung der Daten beim Dritten die in Art. 14 Abs. 1 und 2 DS-GVO geforderten Informationen mitzuteilen bzw. zur Verfügung zu stellen.
MUSS DIE BETROFFENE PERSON SCHRIFTLICH INFORMIERT WERDEN ODER REICHT EIN VERWEIS DER INFORMATIONSPFLICHTEN AUF DER HOMEPAGE?
Eine genaue formelle Richtlinie ist hier nicht durch die DS-GVO vorgeschrieben. Laut Art.12 Abs. 1 ist nur festgelegt, dass die Informationspflichten der betroffenen Person schriftlich oder in anderer Form zu Verfügung gestellt werden müssen. (Auch mündlich wäre eine Möglichkeit) Essentiell für die Übermittlung sind nur die Transparenz, Präzision, Verständlichkeit und ein leichter Zugang. Grundsätzlich ist das gleiche Medium zur Übermittlung zu wählen, mit der die vorherige Kommunikation durchgeführt wurde.
In der Offline-Kommunikation, also per Brief, Fax, Telefonat oder bei persönlicher Anwesenheit des Kunden/ Patienten etc., würde das allerdings dazu führen, dass mehrseitige Informationsblätter mitgeschickt bzw. ausgehändigt werden oder die betroffene Person (beim Telefonat) auf Verlangen ausführlich mündlich informiert werden muss. In diesem Zusammenhang sei auf das Working Paper 260 der Art.-29-Gruppe hingewiesen, dass eine Vereinfachung für die Praxis vorschlägt. Danach ist es denkbar, dass die Informationserteilung abgeschichtet und mittels verschiedener Medien erfolgen kann. Dieser „Medienbruch“ kann so ausgestaltet werden, dass die erste „Informationsschicht“ mit den wichtigsten Informationen mittels Brief/ Fax, Telefonat oder in Anwesenheit der betroffenen Person mitgeteilt wird. In der ersten „Informationsschicht“ sollten daher die (detaillierten) Zwecke der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen, eine Beschreibung der Rechte der betroffenen Person und die Verarbeitung, die sich am stärksten auf die betroffene Person auswirkt sowie die Verarbeitung, die überraschend sein könnte, genannt werden. Außerdem sollte die betroffene Person der ersten „Informationsschicht“ entnehmen können, welche Folgen die Verarbeitung für sie hat. Auch durch dieses gestaffelte Verfahren erfüllen Sie als Verantwortlicher Ihre Informationspflicht. Ob Sie als Verantwortlicher von der Abschichtung der Informationspflichten Gebrauch machen möchten oder ob Sie die Informationen gebündelt mittels eines einzigen Mediums übermitteln, liegt in Ihrem Ermessen. Ein alleiniger Hinweis nur auf Ihre Webseite, ohne dass Sie zumindest die wichtigsten Informationen vorab mittels des gewählten Kommunikationsmediums mitteilen, genügt in der Offline-Kommunikation allerdings nicht.
MUSS NACHGEWIESEN WERDEN, DASS DIE INFORMATIONSPFLICHTEN ERFÜLLT WURDEN?
Als Verantwortlicher muss man nachweisen, dass die Informationspflichten eingehalten worden sind. (Art. 5 Abs. 1 lit. a Abs. 2 DS-GVO) Die sicherste Variante, wäre eine unterschrieben Bestätigung des Betroffenen, dass die Informationspflichten ausgehändigt wurden. In der Praxis ist dies jedoch oft schwer zu realisieren. Empfohlen wird eine einfache Dokumentation. Beispiele wären:
- Sendebericht oder Kopie des Ausgangschreibens
- In der mündlichen Kommunikation per Telefon kann per Telefonvermerk oder Eintrag im elektronischen System zu der betroffenen Person nachgewiesen werden, dass die wichtigsten Informationen übermittelt und auf die Webseite mit den vollständigen Informationen hingewiesen wurde.
- Durch standardisiert ablaufende Prozesse oder eine allgemeine Übung in Ihrem Unternehmen wird die Erfüllung der neuen Informations- und Dokumentationspflichten für Sie und Ihre Mitarbeiter allmählich zur Routine werden. Durch immer gleich ablaufende Arbeitsschritte im ersten Kontakt mit Ihrem Kunden/ Patienten minimieren Sie das Risiko, diese Pflichten zu vergessen und damit einen Verstoß gegen die DS-GVO zu begehen.
WER MUSS DIE INFORMATIONSPFLICHTEN ERFÜLLEN, WENN ES SICH UM GEMEINSAME VERANTWORTLICHE HANDELT?
Eine gemeinsame Verantwortlichkeit zweier oder mehrerer Verantwortlicher liegt vor, wenn sie gemeinsam die Zwecke der und die Mittel zur Verarbeitung festlegen. Dies unterscheidet sie von der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO. Die gemeinsam Verantwortlichen müssen in einer Vereinbarung in transparenter Form festlegen, wer von ihnen welche Verpflichtungen aus der DS-GVO erfüllt. Hierbei muss auch geregelt werden, wer welchen Informationspflichten aus Art. 13 und 14 DS-GVO nachkommt. Dies zu bestimmen bleibt den gemeinsam Verantwortlichen selbst überlassen. Insofern können Sie als Verantwortlicher sich mit Ihrem/Ihren ebenfalls verantwortlichen Partner(n) absprechen. Bitte beachten Sie, dass das Wesentliche dieser Vereinbarung der betroffenen Person zur Verfügung gestellt werden muss.