Wie eine Studie des Informationsmanagement-Anbieters Iron Mountain zeigt, bewahrt ein erheblicher Anteil der Unternehmen zu viele Daten zu lange auf. Obwohl es Aufbewahrungsfristen gibt an die sich jeder halten muss. Doch das kann teuer werden.

MAL VORSICHTSHALBER AUFHEBEN?

Laut der Studie horten rund 10 Prozent der deutschen Unternehmen Daten ohne dabei Aufbewahrungsfristen zu beachten. Als Grund dafür wird am häufigsten angegeben, dass man diese ja eventuell irgendwann mal noch brauchen könne. Ein weiteres gern genanntes Argument sei es, einer möglichen gerichtlich angeordneten Sicherstellung von Unterlagen entsprechen zu können.

KEINE RICHTLINIE – HÖHERES RISIKO

Unternehmen, die zur Aufbewahrung von Daten keinerlei Richtlinie oder Unternehmensleitlinie haben, tragen ein hohes Risiko. Wenn einzelne Mitarbeiter nach Gutdünken entscheiden, ist es mehr als wahrscheinlich, dass dabei gegen Aufbewahrungsregelungen verstoßen wird. Die Studie kann dabei aufdecken, dass gut 55 Prozent der Unternehmen weltweit aber genau dies – zumindest was die Aufbewahrung der E-Mails angeht – tun.

HÖHERE STRAFEN MIT DER EU-DSGVO

Mit der Europäischen Grundverordnung werden ab 2018 aber die Bußgelder für solche „Patzer“ noch höher ausfallen. Dann liegen diese bei 4 Prozent des weltweiten Vorjahresumsatzes bzw. 20 Millionen Euro, je nachdem was der höhere Betrag ist. Artikel 17 DSGVO regelt dabei, in welchen Ausnahmesituationen personenbezogene Daten überhaupt aufbewahrt werden dürfen.

LÖSCHUNGSFRIST NACHWEISEN

Gavin Siggers, Director Professional Services für Iron Mountain Europe rät Unternehmen deshalb dazu, in Sachen Archivierungs- und Löschkonzepte nachzurüsten: „Ab 2018 müssen Unternehmen nachweisen, dass ihre Informationen mit einer Löschungsfrist versehen werden. Um dies umzusetzen, müssen große und kleine Organisationen wissen, was sie haben, wo es ist, und wie lange sie es behalten dürfen. Wir würden Unternehmen raten, sich fachmännische Hilfe zu suchen.“