In der Datenschschutzgrundverordnung(DSGVO) wird im Artikel 5 Abs. 1 lit. a, folgender Absatz aufgeführt: Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“). Aber was bedeutet „Transparenz“ eigentlich bezugnehmend auf die Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten konkret?
ERWÄGUNGSGRUND 39 BRINGT KLARHEIT
Die Grundsätze für die Datenverarbeitung sind im Erwägungsgrund 39 als wichtiger Baustein zusammengefasst.
EWG 39
„Jede Verarbeitung personenbezogener Daten sollte rechtmäßig und nach Treu und Glauben erfolgen. Für natürliche Personen sollte Transparenz dahingehend bestehen, dass sie betreffende personenbezogene Daten erhoben, verwendet, eingesehen oder anderweitig verarbeitet werden und in welchem Umfang die personenbezogenen Daten verarbeitet werden und künftig noch verarbeitet werden. Der Grundsatz der Transparenz setzt voraus, dass alle Informationen und Mitteilungen zur Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten leicht zugänglich und verständlich und in klarer und einfacher Sprache abgefasst sind. Dieser Grundsatz betrifft insbesondere die Informationen über die Identität des Verantwortlichen und die Zwecke der Verarbeitung und sonstige Informationen, die eine faire und transparente Verarbeitung im Hinblick auf die betroffenen natürlichen Personen gewährleisten, sowie deren Recht, eine Bestätigung und Auskunft darüber zu erhalten, welche sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Natürliche Personen sollten über die Risiken, Vorschriften, Garantien und Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten informiert und darüber aufgeklärt werden, wie sie ihre diesbezüglichen Rechte geltend machen können…“
UMSETZUNG DER ARTIKEL 12, 13 UND 14 DSGVO
Ebenfalls müssen bei der Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten auch die Artikel 12, 13 & 14 DSGVO konform umgesetzt werden .
Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt die verantwortliche Stelle in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache die Informationspflichten gem. Art.13 & 14 DSGVO gegenüber der betroffenen Person mit.
Bei der Umsetzung gibt es hierfür die unterschiedlichsten Möglichkeiten:
- QR-Code verlinkt auf die Informationspflichten
- Hinweis in der E-Mail-Signatur auf die Informationspflichten
- Aushang
- Anlage
- Bandansage
- Hinweis beim Einladungsschreiben
- Datenschutzhinweis beim Werbeschreiben
- …
RECHENSCHAFTSPFLICHTEN
Jede verantwortliche Stelle muss in der Rechenschaftspflicht nachweislich & fortlaufend als Nachweispflicht die Informationspflichten dokumentieren und aktualisieren. Die Informationspflichten finden Sie normalerweise bei jeder Webseite unter dem Objekt „Datenschutzerklärung/ Datenschutz/ Datentransparenz, o.ä.
Für die konforme Umsetzung muss das Datenschutzteam mit dem Projektteam eng zusammenarbeiten und bereits bei neuen Verarbeitungstätigkeiten die Regularien für die Datentransparenz in der Planungsphase sicherstellen. Bei Fragen zur Datentransparenz stehen Wir Ihnen gerne zur Verfügung.