Bei der Bewerbersuche setzen Unternehmen gerne Personalberater ein. Dabei ist aber aus Datenschutzsicht im Einzelfall zu klären ob der Personalberater Auftragsdatenverarbeiter im Sinne des § 11 BDSG ist oder eine Funktionsübertragung vorliegt.

PERSONALBERATER ALS AUFTRAGSDATENVERARBEITER

Wenn die Personalberatungsfirma lediglich die Bewerbungen für die auftraggebende Firma entgegennimmt, diese eventuell nach bestimmten Kriterien vorsortiert und an den Arbeitgeber weiterleitet, ist davon auszugehen, dass sie als Auftragdatenverarbeiter auftritt. Verantwortliche Stelle bezüglich des Handelns des Personalberaters bleibt der Arbeitgeber, der auch haftet. In diesem Falle ist mit der Personalberatungsfirma ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag, der die Kriterien des § 11 Abs. 2 BDSG erfüllt. Den Bewerbern muss bei Stellenausschreibung bzw. der Online-Bewerbung mitgeteilt werden, dass ihre Daten auch an Dritte, also weitergegeben werden (§ 4 Abs. 3 BDSG, Auftragsdatenverarbeiter ist Empfänger).

FUNKTIONSÜBERTRAGUNG IN DER PERSONALBERATUNG

Wenn die Personalberatungsfirma jedoch nicht nur die Bewerbungen sammelt und weitergibt, sondern in Eigenregie eine Vorauswahl der Bewerber vornimmt, wird sie selbst zur verantwortlichen Stelle. Somit werden die Daten dann auch selbst erhoben. Hier dürfen dann zwar die gleichen Daten erhoben werden, wie sie der Arbeitgeber erheben darf und sie für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig sind (§ 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG). Ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ist hier dann weder ausreichend noch notwendig. Aber die Bewerber müssen hier ebenfalls rechtzeitig darauf hingewiesen werden, dass ihre Daten lediglich zum Zwecke des Bewerbungsprozesses erhoben, gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Auch ist ihnen mitzuteilen, dass ihre Daten in diesem Rahmen auch an Dritte, also Unternehmen, die eine passende Stelle zu besetzen haben, oder auch auch Sozialversicherungsträger, für die eine gesetzliche Mitteilungspflicht besteht, weitergegeben werden.

RECHTSKONFORME DATENWEITERGABE

Das Erheben, Verarbeiten und Nutzen der Bewerberdaten ist in den oben beschriebenen Fällen, wenn der Bewerber über die Weitergabe seiner Daten informiert wird, also möglich, weil ein rechtsgeschäftsähnliches Verhältnis zwischen Bewerber und Personalberater bzw. dem potentiellen Arbeitgeber zustande kommt. Dies erlaubt dass die Bewerberdaten – je nach Situation – vom Personalberater an den Arbeitgeber oder auch umgekehrt weitergegeben werden können.