Das Thema der privaten Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz wird niemals alt. Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder hat daher vor wenigen Wochen die „Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz“ veröffentlicht.
PRIVATE NUTZUNG ERLAUBT
Wie die Orientierungshilfe feststellt, „wird der Arbeitgeber hinsichtlich der privaten Nutzung zum Diensteanbieter im Sinne des TKG und unterliegt den Datenschutzbestimmungen des TMG“ sofern er eine private Nutzung erlaubt oder über einen längeren Zeitraum duldet. Hieraus ergeben sich dann die Schwierigkeiten. Daher sollte man bei erlaubter privater Nutzung eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden.“ In dieser sollte der Gegenstand der späteren, individuellen Einwilligungen umrissen werden. Sodann sind auf dieser Grundlage die individuellen Einwilligungen der einzelnen Beschäftigten einzuholen.“ Die Orientierungshilfe gibt hier konkrete Vorschläge und auch Hinweise zu Vorgehensweisen. Auch welche Besonderheiten bei privater E-Mail Nutzung zu beachten sind.
REIN BETRIEBLICHE NUTZUNG
Bei Verbot von privater Nutzung stellt sich die Situation für den Arbeitgeber wesentlich unkomplizierter dar. „Der Arbeitgeber hat grundsätzlich das Recht, anhand von Protokolldaten stichprobenartig zu prüfen, ob das Surfen der Beschäftigten betrieblicher Natur ist“ Hierzu ist zwar zunächst nur eine Auswertung des Surfverhaltens ohne Personenbezug vorzunehmen, aber eine „personenbezogene Vollkontrolle durch den Arbeitgeber ist als schwerwiegender Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten unter den Voraussetzungen des § 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG bei konkretem Missbrauchsverdacht im verhältnismäßigen Rahmen zulässig.“ Die Situation für die E-Mail Nutzung ist fast analog zu betrachten. Die Orientierungshilfe geht auch hier weiter in Details.
REGELUNGEN FÜR GEHEIMNISTRÄGER
Für Geheimnisträger wie Betriebsratsmitglieder, Datenschutzbeauftragte, Betriebsärzte, etc. gelten wieder andere Voraussetzungen. Aber auch auf diese geht die Orientierungshilfe genau ein. So besteht beispielsweise „keine Kontrollbefugnis des Arbeitgebers bzgl. der Internetnutzung“ . Bei den E-Mails ist es sogar zwingend notwendig, dass eine Kenntnisnahme des Arbeitgebers von den Verkehrs- und Inhaltsdaten derselben ausgeschlossen wird.
EMPFEHLUNG DER AUFSICHTSBEHÖRDEN
Die Aufsichtsbehörden geben aber auch einige konkrete Empfehlungen ab. Es ist wenig überraschend, dass diese dahingehend ausfällt, dass schriftliche Regelungen zu treffen sind. Aber es werden auch mögliche Handlungsweisen und Tipps für eine erlaubte private E-Mail- und Internetnutzung gegeben. Darüber hinaus gibt es noch Infos zum Einsatz von Spamfiltern und Virenschutz und schließlich auch verschiedene Musterbetriebsvereinbarungen sowie Muster-Einwilligungserklärungen. Die vollständige Orientierungshilfe finden Sie HIER als kostenlose PDF.