RC_Whistle: Mehr als „nur“ ein Meldekanal

Antworten auf die wichtigsten Fragen
Am 2. Juli 2023 ist in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Dabei handelt es sich um die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie. Ziel des HinSchG ist der Schutz von Personen, die im beruflichen Kontext Kenntnisse über Rechtsverstöße erhalten haben und darauf hinweisen möchten. Die Umsetzung des Gesetzes ist für Unternehmen mit zahlreichen Pflichten verbunden. Diese Unternehmen möchten wir im Folgenden mit praxisrelevanten Antworten zum Hinweisgeberschutz unterstützen.

Welche Unternehmen müssen das Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen?
Unternehmen ab 250 Mitarbeitern müssen das Gesetz bereits seit 2. Juli 2023 umsetzen. Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten müssen die Vorgaben des HinSchG spätestens bis zum 17. Dezember 2023 umgesetzt haben. Ebenso müssen Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern Hinweisgebersysteme anbieten.

Was müssen diese Organisationen tun?
Unternehmen, Behörden und Kommunen müssen eine interne Meldestelle betreiben, über die Hinweisgeber auf Rechtsverstöße hinweisen können.

Was ist dabei zu beachten?
Die Meldestelle muss über Meldekanäle verfügen, über die Whistleblower Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise abgeben können. Zentral dabei ist das sogenannte Vertraulichkeitsgebot. Die internen Meldekanäle müssen so konzipiert sein, dass die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie sonstiger in der Meldung erwähnten Personen gewahrt bleibt.

Gibt es noch weitere Vorgaben,die zu beachten sind?
Ja, innerhalb des Unternehmens müssen „Meldestellen-Beauftragte“ bestimmt werden, die Meldungen entgegennehmen, dem Hinweisgeber innerhalb einer Sieben-Tage-Frist den Eingang der Meldung bestätigen, diese prüfen, entsprechende Folgemaßnahmen einleiten und die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten über ergriffene Folgemaßnahmen informieren.

Muss bei der Auswahl der Meldestellen-Beauftragten etwas beachtet werden?
Meldestellen-Beauftragte können neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben wahrnehmen. Diese Aufgaben dürfen jedoch nicht zu Interessenskonflikten führen. Geschäftsführer oder Personalverantwortliche können aufgrund bestehender Interessenskonflikte grundsätzlich nicht Meldestellen-Beauftragte sein.

Ist hierfür eine besondere Befähigung nötig?
Meldestellen-Beauftragte müssen über die notwendige Fachkunde verfügen, um die mit dem Betrieb der internen Meldestelle verbundenen Aufgaben erfüllen können. Daher ist es in der Regel erforderlich, die betreffenden Personen entsprechend zu schulen.

Was ist datenschutzrechtlich zu beachten?
Im Hinweisgebersystem werden personenbezogene Daten verarbeitet. Bei der Einrichtung und Durchführung des internen Meldeverfahrens sind alle rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes einzuhalten. Alle personenbezogenen Daten, sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger beschuldigter Personen, müssen im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung sowie des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet werden.

Ist angesichts dieser Vielzahl an Pflichten der Betrieb durch einen Dienstleister ratsam?
Ja. Professionelle Dienstleister können Unternehmen und Behörden entlasten und bilden die Anforderungen des HinSchG ressourcenschonend und planbar ab.

Warum sollten sich betroffene Organisationen für RC_Whistle,
die Lösung der Ratisbona Compliance, entscheiden?
Weil RC Whistle weit mehr ist als nur ein Meldekanal! Mit RC Whistle entscheiden sich die Verantwortlichen für ein Rund-um-Sorglos-Paket mit voller Kostenkontrolle. Die Juristen, Compliance-Experten und Datenschutzprofis der Ratisbona Compliance kümmern sich um die vollständige Fallbearbeitung – von der Entgegennahme und Bewertung der Meldung über die Korrespondenz mit dem Hinweisgeber bis hin zum kompletten Fristenmanagement – selbstverständlich DSGVO-konform.