In Zeiten von E-Mail, Epost und Messengerdiensten sollte man denken, dass das klassische Faxgerät mittlerweile zum alten Eisen gehört und quasi nicht mehr verwendet wird. In der Praxis zeigt sich aber, dass immer noch viel „gefaxt“ wird und sich diese Kommunikationstechnik, vor allem bei KMUs hartnäckig hält. Was aber viele dabei nicht im Kopf haben: Ein Telefax ist quasi eine offene Zustellung, weshalb aus Datenschutzsicht einiges zu beachten ist.

OFFENE ZUSTELLUNG

Da es sich bei einem Fax um eine Art offene Zustellung handelt, muss man bei der Übertragung von personenbezogenen Daten darauf achten, dass diese Daten weder unbefugt gelesen, kopiert oder verändert, noch gelöscht werden können. Und wie schnell hat man einen Dreher in der Faxnummer oder vergisst die Amtsleitung vorzuwählen? Ruck zuck gehen vertrauliche Daten an einen falschen Empfänger!

SICHERHEITSMASSNAHMEN

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz hat deshalb auch eine Orientierungshilfe zur Datensicherheit beim Telefax-Dienst veröffentlicht in dem er sinnvolle Sicherheitsmaßnahmen an die Hand gibt. So sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass…

• vor Versand von schutzwürdigen Daten mit dem Telefax-Dienst geprüft wird, ob diese Versandart wirklich erforderlich und nicht eine andere Versandart angemessener ist,
• der Absender vor dem Absenden eines Dokuments überprüft, ob das Dokument den Empfänger direkt erreichen muss oder über Dritte, etwa eine zentrale Poststelle, zugestellt werden kann und
• bei Benutzung eines Telefax-Gerätes die, den zu übertragenden Informationen angemessene Sorgfalt bei der Eingabe der jeweiligen Zielnummer aufgebracht wird. Vor dem Absenden eines Telefaxes hat der Absender zu prüfen, ob er die richtige Zielnummer gewählt hat. Die Zielnummer erscheint vor dem Absenden im Display des eigenen Gerätes.

Aber auch technische Hilfsmittel sollten hier wenn möglich zum Einsatz gebracht werden. Der Landesbeauftragte schlägt vor:

• um Fehler bei der Zielnummerneingabe zu vermeiden, die Zielnummern einzuspeichern.
• eine Nebenstellennummer zu verwenden, die möglichst wenig Spielraum für Fehleingaben durch den Absender zulässt, falls der Fax-Anschluss an eine Nebenstellenanlage angeschlossen ist.
• das Fax durch den Einsatz von Zusatzkomponenten am Fax-Gerät zu verschlüsseln um es gegen unbefugte Kenntnisnahme auf dem Übertragungsweg oder im Falle einer Fehlleitung zu schützen. Eine Entschlüsselung ist dann nur dem rechtmäßigen Empfänger möglich. Dies setzt aber voraus, dass der Empfänger über entsprechende Vorrichtungen verfügt, die es ihm gestatten, den Text wieder zu entschlüsseln. Hierzu sind entsprechende, nicht ganz billige Zusatzeinrichtungen bei Absender und Empfänger erforderlich. Diese Investitionen lohnen sich damit nur bei einem regelmäßigen Fax-Austausch zwischen zwei bestimmten Stellen.

Der Landesbeauftragte stellt aber ganz deutlich klar: „Da derartige Vorrichtungen bei einem Fax-Versand mittels PC aufgrund des verwendeten Protokolls derzeit nicht zur Verfügung stehen, muss – außer wenn dadurch in einem Notfall eine nicht zumutbare Zeitverzögerung entstehen würde – ein Versand sensibler personenbezogener Daten online per Fax unterbleiben.“

TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN

Auch die sogenannten TOM sollten ergriffen werden. Hierfür gibt die Orientierungshilfe vor:

• Das Deckblatt eines Telefaxes muss den Absender, die genaue Anschrift des Empfängers sowie die Anzahl der zu übertragenden Seiten enthalten.
• Die Übertragungsprotokolle sind für interne Beweissicherungszwecke über einen bestimmten Zeitraum (zumindest 1 Jahr) aufzubewahren. Wegen mangelhafter Manipulationssicherheit haben sie vor Gericht allerdings keine Beweiskraft (siehe Urteil des OLG München vom 16.12.1992).
• Die Telefax-Geräte sind so aufzustellen, dass nur Befugte ankommende Dokumente an sich nehmen und vom Inhalt auslaufender Dokumente Kenntnis erhalten können. Gegebenenfalls sind Geräte zu verwenden, die durch mechanische Vorrichtungen (z.B. Hauben o.ä.) verhindern, dass Unbefugte Zugriff auf angekommene Telefaxe erhalten.
• Bei Rückgabe geliehener oder geleaster Geräte ist zu kontrollieren, ob alle Speicher (Faxe, Sendeprotokolle, Kurzwahlnummern) gelöscht wurden, damit keine sensiblen Informationen an den nächsten Benutzer weitergegeben werden.

FAZIT

Der Landesbeauftragte vertritt ganz klar die Meinung: „Was am Telefon nicht gesagt werden darf, sollte wegen der Abhörmöglichkeiten auf dem Transportweg auch nicht gefaxt werden.“ Insbesondere bei der Übertragung von Telefaxen mit besonders schutzwürdigem Inhalt (z. B. sensible personenbezogenen Daten wie Sozial-, Steuer-, Personal- oder medizinische Daten) kann eine Fehlzustellung gravierende Folgen für den Absender, Empfänger und Betroffene haben. In diesen Fällen sollte daher eine unverschlüsselte Datenübertragung in jedem Falle unterbleiben.