Heute ist es in vielen Unternehmen Standard, die Zeiterfassung der Mitarbeiter elektronisch zu führen. Die dafür eingesetzten Tools können aber in der Regel sehr viel mehr als nur die Arbeitszeiten zu erfassen. So wird die Arbeitszeit z. B. über digitale Chips erfasst, die gleichzeitig den Zutritt zu Räumen ermöglichen, und sogar den Standort des Mitarbeiters auf dem Firmengelände bestimmen können.
ZUTRITTSPROTOKOLLE MIT ZEITERFASSUNG?
Auch bei der Zeiterfassung gilt ein immer wiederkehrender Grundsatz des Datenschutzes: Die in Ziff. 8 der Anlage zu § 9 BDSG vorgeschriebene Zweckbindung. Konkret bedeutet das, dass zu einem bestimmten Zweck erhobene Daten anschließend auch nur zu diesem Zweck verwendet werden dürfen. Erfolgt also eine Protokollierung der elektronischen Schließsysteme um den Zutritt der einzelnen Personen zu protokollieren, so können diese Daten später nicht ohne Weiteres dazu verwendet werden, um geleistete Arbeitszeiten zu erfassen. Hier muss strikt getrennt werden.
DIE RECHTLICHE SITUATION
Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland nicht in Gänze gesetzlich geregelt. In § 16 Abs. 2 ArbZG wird zwar festgelegt, dass auch Überstunden aufzuzeichnen sind, eine Dauerüberwachung des Arbeitnehmers ist aber nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts dennoch völlig unzulässig (Beschluss vom 26.8.2008, 1 ABR 16/07). Auch unzulässig ist es, den Aufenthaltsort der einzelnen Mitarbeiter ständig zu überwachen (z. B. mit GPS). Krankheit oder Erholungsurlaub zählen zu den besonders vertraulich zu behandelnden Daten in der Personalakte. Auf diese Informationen darf nur der direkte Vorgesetzte Zugriff haben. Abwesenheiten dürfen zwar erfasst werden, die Gründe dafür jedoch nicht. Zeiterfassungssysteme, bei denen Mitarbeiter solche Einträge der Kollegen sehen können, sind datenschutzrechtlich nicht vertretbar.
FIRMEN MIT BETRIEBSRAT
Wenn das Unternehmen einen Betriebsrat hat, so wird dieser von seiner Mitbestimmungspflicht gebrauch machen. Denn elektronische Zeiterfassungssysteme können theoretisch und praktisch auch dazu missbraucht werden, Verhalten oder Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Dieses Mitbestimmungsrecht findet sich in § 87 I Nr. 6 BetrVG. Es bietet sich hier an, den Umgang mit den anfallenden Daten mit einer Betriebsvereinbarung entsprechend zu regeln. Auch wenn Sie keinen Betriebsrat haben, so empfehlen wir trotzdem, Gleiches in einer Dienstanweisung festzuhalten.
INHALTE EINER BETRIEBS- BZW. DIENSTANWEISUNG
- Was kann die verwendete Technologie überhaupt?
- Welche Features der Technologie werden wofür benötigt und verwendet?
- Was sind die Konsequenzen, wenn Daten doch außerhalb des vereinbarten Zwecks erhoben oder verarbeitet werden?
- Wie sind die Aufbewahrungsfristen geregelt und wie kann ein automatischer Löschungsprozess nachträglich implementiert werden? Es können sich Aufbewahrungsfristen aus steuerrechtlichen Normen ergeben, bzw. auch aus § 16 Abs. 2 ArbZG.
In jedem Falle steht Ihnen aber Ihr Datenschutzbeauftragter bei der Einführung oder Implementierung hilfreich zur Seite.