Wer einen Betriebsrat hat, der kennt es vielleicht. Von dort bekommt man dann gerne mal die Aufforderung allerlei Daten im Mitarbeiterbereich doch bitte zu löschen. Grundsätzlich ist diese Einstellung ja nicht verkehrt, aber es müssen dringend gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachtet werden.
RECHTLICHE GRUNDLAGEN
Insbesondere zwei Gesetzbücher bzw. Paragraphen sind hier von Relevanz. Zum einen ist dies § 257 HGB und zum anderen ist dies § 147 AO. Hieraus ergeben sich, je nach Dokument, Aufbewahrungspflichten von 6 oder 10 Jahren. Diese laufen grundsätzlich zum Jahresende aus.
6 JAHRE AUFBEWAHRUNGSFRIST
Hierzu zählen insbesondere folgende Unterlagen, die Mitarbeiterdaten betreffen:
Überstundenlisten, Lohnkonten, Provisionsabrechnungen, Kurzarbeitergeldlisten und -anträge, Gehaltskonten, Beitragsabrechnungen der Sozalversicherungsträger, Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen, Rentenversicherungsunterlagen, Unfallversicherungsunterlagen, Unterlagen zu vermögenswirksamen Leistungen
10 JAHRE AUFBEWAHRUNGSFRIST
Darunter fallen vor allem diese Unterlagen, die Mitarbeiterdaten betreffen:
Buchungsbelege für Stundenlohnzettel, Weihnachtsgratifikationen oder Arbeitgeberzuschüsse, Urlaubslisten für Rückstellungen, Provisionsgutschriften, Lohnlisten, Lohnsteuerkonten, Mutterschaftsgeldunterlagen, Nettolohnlisten, Pensionszahlungen und -rückstellungsunterlagen, Pfändungsunterlagen, Gehaltslisten
KEINE GESETZLICHEN FRISTEN
Für wieder andere Unterlagen die Mitarbeiterdaten enthalten, gibt es keine gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrung. Hierunter fallen beispielsweise:
Beurteilungen, Bewerbungsunterlagen, Stellenbeschreibungen oder Versetzungsschreiben.
Hier muss man aber eventuell andere Bestimmungen im Auge behalten. So ist es z. B. sinnvoll Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern drei Monate aufzubewahren um sich als Unternehmen gegen Schadensansprüche aus § 15 Abs. 4 AGG abzusichern. Natürlich müssen diese Daten sofern es keine Zweckbindung mehr für eine weitere Speicherung bzw. Aufbewahrung gibt, gemäß BDSG umgehend gelöscht werden.