Eine Vielzahl an Regelungen, Gesetzen und Verordnungen macht es schwierig, Aufbewahrungsfristen für Arbeitsschutzdokumente im Auge zu behalten. Manche Fristen ergeben sich auch aus dem Steuer- bzw. Haftungsrecht. Udo Burkhard, Arbeitsschutz-Fachberater bei www.Arbeitsschutz-im-Ehrenamt.de hat einen Überblick zusammengefasst.
ÜBER AUFBEWAHRUNGSFRISTEN
Eine Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder zuletzt geändert wurde, die letzte Eintragung erfolgt ist oder das Arbeitsmittel bzw. der Arbeitsstoff das letzte Mal zum Einsatz kam.
TABELLARISCHER ÜBERBLICK
Udo Burkhard stellt auf der Internetseite von Arbeitsschutz im Ehrenamt einen tabellarischen Überblick zur Verfügung der zwar keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt aber in jedem Falle eine überaus sinnvolle Hilfe bei der Bestimmung von Aufbewahrungspflichten darstellt. Dabei listet der Autor zu jedem relevanten Dokument die entsprechende Aufbewahrungsfrist und die Quelle, bzw. Rechtsgrundlage aus der sich diese ergibt. Gibt es darüber hinaus noch Empfehlungen dazu, wie z. B. dem Mitarbeiter bei Ausscheiden eine Kopie mitzugeben, dann findet sich diese in der letzten Spalte „Anmerkung“.
BUSSGELDER BEI MISSACHTUNG
Die Aufbewahrungsfristen sind dabei, abgesehen von ein paar wenigen Empfehlungen wo entsprechende Rechtsgrundlagen fehlen, gesetzlich vorgeschrieben und daher auch zu beachten. Andernfalls können empfindliche Bußgelder fällig werden.