Was einst mit Stempeluhren in Fabriken begonnen wurde, ist heutzutage längst zu einem digitalen Tool mutiert, das viel mehr kann als nur die Arbeitszeiten zu erfassen. Digitale Chips können heute den Zutritt zu Räumen ermöglichen, die Arbeitszeiten erfassen, aber auch den Mitarbeiter auf dem Firmengelände lokalisieren.
ZEITERFASSUNG VS. ZUTRITTSPROTOKOLLE
Ziff. 8 der Anlage zu § 9 BDSG schreibt die sogenannte Zweckbindung vor. Dies bedeutet ganz konkret, dass zu einem bestimmten Zweck erhobene Daten anschließend auch nur zu diesem Zweck verwendet werden dürfen. Erfolgt also eine Protokollierung der elektronischen Schließsysteme um den Zutritt der einzelnen Personen zu protokollieren, so können diese Daten später nicht ohne Weiteres dazu verwendet werden, um geleistete Arbeitszeiten zu erfassen. Hier muss man also auf eine strikte Trennung achten.
DIE RECHTSLAGE DER ARBEITSZEITERFASSUNG
Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland nur teilweise gesetzlich geregelt. In § 16 II ArbZG beispielsweise wird festgelegt, dass die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (sprich die Überstunden) aufzuzeichnen sind. Eine Dauerüberwachung des Arbeitnehmers ist aber nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts absolut unzulässig (Beschluss vom 26.8.2008, 1 ABR 16/07). Ebenfalls unzulässig ist es daher auch, den Aufenthaltsort der einzelnen Mitarbeiter ständig zu überwachen (oft mittels GPS praktiziert). Krankheit oder Erholungsurlaub zählen zu den besonders vertraulich zu behandelnden Daten in der Personalakte. Auf diese Informationen darf nur der direkte Vorgesetzte Zugriff haben. Abwesenheiten dürfen zwar erfasst werden, die Gründe dafür jedoch nicht.
AUFTRITT DES BETRIEBSRATES
In solchen Situationen wird sich ganz schnell Ihr Betriebsrat zu Wort melden. Da sich elektronische Zeiterfassungssysteme immer auch dazu eignen, Verhalten bzw. Leistung der Mitarbeiter zu überwachen, steht dem Betriebsrat hier ein Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 I Nr. 6 BetrVG zu. Daher sollte im optimalsten Fall eine Betriebsvereinbarung hier den Umgang mit den anfallenden Daten entsprechend regeln. Auch wenn Sie keinen Betriebsrat haben, so sollten Sie doch trotzdem Gleiches in einer Dienstanweisung festhalten.
DIES SOLLTEN SIE IN DER BETRIEBS- ODER DIENSTANWEISUNG REGELN
- Was kann die verwendete Technologie überhaupt?
- Welche Features der Technologie werden wofür benötigt und verwendet?
- Was sind die Konsequenzen, wenn Daten doch außerhalb des vereinbarten Zwecks erhoben oder verarbeitet werden?
- Wie sind die Aufbewahrungsfristen geregelt und wie kann ein automatischer Löschungsprozess nach implementiert werden? Es können sich Aufbewahrungsfristen aus steuerrechtlichen Normen ergeben, bzw. auch aus § 16 Abs. 2 ArbZG.
In jedem Falle sollten Sie aber Ihren Datenschutzbeauftragten bei der Einführung oder Implementierung mit ins Boot nehmen.