Bitkom und der Verband elektronische Rechnung (VeR) haben einen Leitfaden mit 10 Merksätzen für die Unternehmenspraxis im Bereich E-Mails und „ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Hierin hat Bitkom die wichtigsten Anforderungen zusammengetragen.

WOZU DIESER LEITFADEN?

Seit Anfang letzten Jahres gelten die, vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten GoBD für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen, welche die Rechte und Pflichten im Umgang mit Daten bei der digitalen Buchführung vorgeben.

DIE ZEHN MERKSÄTZE DER BITKOM

1. E-Mails (Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg) müssen aufbewahrt werden.
2. E-Mail müssen elektronisch archiviert werden.
3. Dateianhänge die für die Steuer relevant sind müssen im Originalformat aufbewahrt werden.
4. E-Mails sind NICHT aufbewahrungspflichtig wenn sie ausschließlich dem Zwecke der Zustellung einer Datei dienen (z. B. angehängte Rechnung). Für den Anhang gilt Punkt 3.
5. Mit Hilfe einer Klassifizierungsstruktur muss es möglich sein, E-Mails ihren jeweiligen Geschäftsfällen bzw. Buchungen zuordnen zu können.
6. E-Mails müssen unverändert archiviert werden. Um dies zu garantieren bedarf es zusätzlicher Maßnahmen, die die Unveränderbarkeit garantieren.
7. Im Volltext recherchierbare E-Mails müssen nach einer Konvertierung weiterhin recherchierbar bleiben.
8. Der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen E-Mails beim Versand und Empfang ist zu dokumentieren.
9. Steuerlich relevante E-Mails müssen getrennt archiviert werden, da Betriebsprüfer diese mit einer Volltextsuche auswerten dürfen.
10. E-Mails gelten als elektronische Rechnung und berechtigen den Empfänger zum Vorsteuerabzug.